Я бы тоже посмотрел в сторону чатов, лучше поднять текстовый джабер на любом внешнем vpn с европейской пропиской и в связке использовать sip-телефонию, а пользователям иметь при себе телефоны с настроенным vpn + что-либо из мобильного хорошего интернета - Yota или 4G от кого-то из ОПСОСов, дабы можно было передвигаться и не палить офисный ip
Ибо при риске попасться к маскам-шоу у сотрудников могут изъять девайсы, и тогда никакая секурность обмена почтой в любом виде в котором она есть не поможет. Если маски нагрянут в офис - то быстро грохнуть все логи тоже не спасет и просто можно физически не успеть если штат сотрудников больше 2 человек.
Так что тут вам надо просто понять, насколько велик процет того что под Вас будут копать, и какова вероятность что раскопки куда-либо приведут.
Когда у меня была схожая проблема, она решалась как-раз указанной выше связкой для решения вопросов, и левой почтой на gmail для моментов, когда голосом нельзя было что-то показать.
+ сотрудники имели iДевайсы, которые самозатирались при 10кратном неверном вводе пароля (стандартная функция).
Если Маски-шоу нагрянули, то ввести левый пароль всегда можно 10 раз неверно - типа волнуюсь и руки дрожат, а логи разговора есть на сервере, доступ к которому знает только 1-2 человека и они не спалят это.
Или еще как вариант посмотреть в сторону blackberry-девайсов с их криптованным внутренним чат-сервисом. Но опять вопрос попадания устройства не в те руки остается открытым. Я не увререн, есть ли возможность удаленного затирания устройства через корпративные сервисы Ягодных.
С Ув.